Microsoft Outlook Kya Hai ? 5 Best Outlook Tips & Tricks 2023

Microsoft Outlook एक Email Service है जो कि माइक्रोसॉफ्ट अपने उपयोगकर्ता को प्रदान करता है, इसमे Personal Email और Calendar को एक साथ एक ही जगह पर उपयोग कर सकते है, आउटलुक के द्वारा ईमेल को भेजा और प्राप्त किया जा सकता है और किसी इवेंट को सेव करने के लिए या Appointment के लिए कैलेंडर का उपयोग कर सकते है, वैसे तो Gmail, Yahoo Mail, Yandex Mail आदि लोकप्रिय ईमेल प्रोवाइडर है जिनका उपयोग अधिकतर लोग करते है,

लेकिन माइक्रोसॉफ्ट की सर्विसेज MS Word, MS Excel, Microsoft Store, Onedrive आदि का उपयोग करने के लिए आपको Outlook Account बनाना होता है इससे आप आउटलुक के साथ माइक्रोसॉफ्ट की सभी एप्पस और सर्विसेज का उपयोग कर सकते है।

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Microsoft Outlook Kya Hai ? What is Outlook in Hindi

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ईमेल को व्यवस्थित करने और व्यक्तिगत जानकारी को प्रबंधित करने के लिए सॉफ्टवेयर है, Microsoft Outlook के द्वारा यूज़र्स Email को Send Receive कर सकते है, कैलेंडर में अपने महत्वपूर्ण Events, Meetings आदि के बारे के बारे में जान सकते है, आउटलुक से अगर किसी को मेल भेजते है

और उस मेल में आप किसी फ़ाइल को अटेच कारण भूल गए है, लेकिन आपने Mail Type करते समय Attachment या Attach शब्द लिखा है यह आपको ईमेल सेंड करने से रोक देता है और याद दिलाता है कि आपने अटैचमेंट को ईमेल में नही जोड़ा है,

Microsoft Outlook में अपने Contacts के नाम और Number को Store कर सकते है, इसमे आपको माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट के साथ ही Live, Hotmail, Yahoo, Gmail आदि अकाउंट को ऐड करने के लिए भी ऑप्शन मिल जाता है, यानी कि आप अपने सभी Email Account को एक साथ देखना और मैनेज कर्मा चाहते है तो इसके लिए आउटलुक में अपने ईमेल अकाउंट को ऐड कर सकते है,

Outlook में Mail को सर्च करने के लिए विकल्प मिलता है, Search ऑप्शन से किसी भी Mail, Contacts, Files को सर्च कर सकते है और Voice के द्वारा सर्च भी कर सकते है, आउटलुक के कैलंडर में नया रिमाइंडर सेट कर सकते है, और पुराने रिमाइंडर को देख सकते है।

5 Best Outlook Tips & Tricks In Hindi

Microsoft Outlook 365 में कुछ ऐसे फ़ीचर्स भी मिलते है जिनके बारे में जायदातर लोग नही जानते है, इससे ईमेल को फाइंड और मैनेज करना आसान हो जाता है।

1. Clean Up Folder से अपना एक क्लिक में सारा Inbox Clean करे

आउटलुक में बहुत सारे ईमेल होने की वजह से Important Email को Find करना कठिन हो जाता है, और आपके इनबॉक्स में जायदातर ऐसे ईमेल होते है जो कि आवश्यक नही होते है, और किसी कंपनी के द्वारा सिर्फ प्रमोशन के लिए भी भेजे जाते है

तो ऐसे ईमेल से सिर्फ इनबॉक्स ही भरता है ऐसे अनावश्यक और डुप्लीकेट ईमेल को One Click में डिलीट करने के लिए Outlook में Clean Up Folder वाला ऑप्शन मिलता है जिससे कि अपने इनबॉक्स को एक क्लिक में क्लीन कर सकते है।

• अपने कंप्यूटर में Microsoft Outlook को ओपन करने के बाद यहाँ पर Home वाले सेक्शन में Clean Up वाला ऑप्शन दिखेगा

• Clean Up पर क्लिक करने के बाद Clean Up Folder वाले विकल्प को चुने।

• इसके बाद आपसे पूछा जाएगा कि अनावश्यक मेल को डिलीट करना चाहते है तो दुबारा Clean Up Folder वाले ऑप्शन को चुने।

• फिर सारे डुप्लीकेट और अनावश्यक मेल Trash वाले Folder में दिखने लगेंगे, जिनको आप वहां से डिलीट भी कर सकते है।

• अगर आपने जिन मैसेज को Trash में Move किया है उनमेसे किसी मैसेज को रिकवर करना चाहते है तो Trash Folder से में जाकर डिलीट किये हुए मैसेज को देख सकते है और रिकवर भी कर सकते है।

2. Microsoft Outlook में Rules का उपयोग करके ईमेल को क्रमबद्ध करे

आउटलुक में सारे ईमेल एक साथ दिखते है और जब भी आपको कोई नया Email भेजता है तो वो भी आपको इनबॉक्स में ही प्राप्त होता है, लेकिन अगर आप अपने Work और Personal रिलेटेड दोनों ईमेल को अलग अलग फोल्डर में रिसीव करना चाहते है तो Outlook में Rules Set कर सकते है, इससे आप नए ईमेल को ऑटोमटिकॉली दूसरे फोल्डर में Move कर सकते है।

• Microsoft Outlook 365 के Inbox में जाने के बाद भी जिस भी ईमेल पर रूल सेट करना चाहते है उसपर राइट क्लिक करने के बाद Rules वाले ऑप्शन पर क्लिक करे।

• Rules पर क्लिक करने के बाद Create Rules वाले विकल्प को चुने।

• यहां पर आपको Subject Contains में कोई भी सब्जेक्ट का वर्ड लिख सकते है, और जो वर्ड आपने इस Subject Contains वाले ऑप्शन में लिखा है उसे वर्ड को कोई अपने ईमेल में उपयोग करता है तो उसका ईमेल ऑटोमटिकॉली आपके द्वारा सिलेक्ट किये गए फोल्डर में मूव हो जाता है,

• उस Folder को सिलेक्ट कर सकते है जिसमे उस Specific Email और Subject Contain से रिलेटेड Email को Move करना चाहते है और इसके बाद Ok वाले ऑप्शन पर क्लिक करके Rules Set कर सकते है।

3. Quick Parts का उपयोग करके तेजी से Reply करे

इस Microsoft Outlook Tips & Tricks से किसी भी Email का Quick Reply कर सकते है, अगर आप जायदातर ईमेल का एक ही तरह का रिप्लाई करते है, और बार बार उसको लिखते है, उस टाइप करते है तो Question का एक ही तरह Answer लिखने में अधिक समय लगता है, इसके लिए Text को Copy करके उसे Outlook के Email पर Paste करना यह भी जाएदा अच्छा तरीका नही है, इसलिए आउटलुक में Quick Parts का उपयोग कर सकते है।

• Outlook में सभी Email के लिए एक ही तरह का मैसेज रिप्लाई लिखने के लिए आउटलुक में उस मैसेज को लिखे और मैसेज के सारे टेक्स्ट को सिलेक्ट करे।

• इसके बाद Insert पर क्लिक करे, और इसके बाद Quick Parts वाले ऑप्शन को चुनने में बाद Save Selection to Quick Parts Gallery पर क्लिक करे।

• फिर इस Quick Parts को कोई भी नाम दे सकते है, और उसे Name में लिखते है, इसके बाद Ok पर क्लिक करे।

• अभी Microsoft Outlook में किसी भी Email का तेजी से रिप्लाई करने के लिए Insert वाले ऑप्शन पर क्लिक करने के बाद Quick Parts पर क्लिक करे।

• यहां पर अपने क्रिएट किये गए Quick Parts पर क्लिक करे, इसके बाद आपको अपना मैसेज आउटलुक के Message Box में दिखने लगेगा, इस तरह से आपको बार बार टेक्स्ट को नही टाइप करना होगा, और Fast तरीके किसी भी मेल का रिप्लाई कर पायेंगे।

4. Microsoft Outlook में Email को व्यवस्थित करने में लिए Folder बनाये

Outlook Inbox में All Mails एक ही जगह पर दिखते है, लेकिन क्या ऐसा कोई तरीका नही है कि जिससे कि आप ईमेल को फोल्डर में सेव कर सके, और अलग अलग कैटेगरी के ईमेल के लिए अलग अलग फोल्डर बना सके, तो यह बहुत ही सरल है इसके सिंपल Outlook Tricks का उपयोग करना होता है।

• आउटलुक में Inbox पर राइट क्लिक करने के बाद new Folder वाले विकल्प को चुने।

• इसके बाद फोल्डर का कोई भी नाम लिख सकते है, यहाँ पर आप ईमेल की कैटेगरी से रिलेटेड भी Folder Name लिख सकते है।

• इस इनबॉक्स के नीचे दिखने वाली एरो पर क्लिक करे और फिर आपका फोल्डर बन जायेगा।

• फिर Subfolder बनाने के लिए जो भी आपने नया फोल्डर बनाया है उसपर राइट क्लिक करने के बाद New Folder पर क्लिक के करे।
  और कोई भी फोल्डर नाम देने के बाद सेव करदे।

• इसी तरह आप Outlook Inbox में अलग अलग Category से रिलेटेड फोल्डर बना सकते है, और इनबॉक्स के ईमेल को उन फोल्डर में मूव कर सकते है, इससे आपके ईमेल व्यवस्थित रहते है और जिससे कि किसी भी Email को आसानी से फाइंड किया जा सकता है।

5. Outlook Contacts को .Csv File में Save करे

Outlook में अगर आपने नए कॉन्टेक्ट्स को ऐड किया है, और सारे Contacts की लिस्ट को मोबाइल या किसी दूसरे डिवाइस में Export करना चाहते है तो इसके लिए आपको .Csv फ़ाइल में कॉन्टेक्ट्स को सेव करना होता है, और इस Microsoft Outlook Tricks के द्वारा अपने सारे Contacts को Csv फ़ाइल में स्टोर कर सकते है और इस फ़ाइल को MS Excel में ओपन कर सकते है।

• कंप्यूटर में आउटलुक को ओपन करने के बाद File वाले ऑप्शन पर क्लिक करे, इसके बाद Open & Export ऑप्शन को चुनने के बाद Import /export पर क्लिक करे।

• इसके बाद Export to a File को चुनने के बाद Next वाले ऑप्शन पर क्लिक करे।

• फिर Contacts फोल्डर को सेलेक्ट करने के बाद Next पर क्लिक करे।

• इसके बाद जिस भी फोल्डर में इस Contacts की Csv File को सेव करना चाहते है उस फोल्डर में जाये।

• फिर File Name में फ़ाइल का कुछ भी नाम लिख सकते है और ok पर क्लिक करने के बाद Next करदे।

Microsoft Outlook Related FAQ –

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक क्या है ?

यह माइक्रोसॉफ्ट द्वारा इसके उपयोगकर्ता को प्रदान की गई ईमेल सर्विस है, जिससे ईमेल को भेजा और प्राप्त किया जा सकता है और उनको व्यस्थित रख सकते है।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को एक्सेस कैसे करे ?

इसके लिए आउटलुक अकाउंट बनाना होता है, अपने नंबर से माइक्रोसॉफ्ट पर खाता बना सकते है।

क्या मोबाइल में आउटलुक का यूज़ कर सकते है ?

हां, इसके लिए Microsoft Outlook App का उपयोग कर सकते है, और इसमे मैसेज लिखते समय फ़ाइल को सिलेक्ट करने, Text को Bold, Italic, Underline करने के लिये भी विकल्प मिल जाते है।

आउटलुक अकाउंट क्या होता है ?

Microsoft की सर्विसेज का उपयोग करने के लिए आउटलुक अकाउंट बनाना होता है, यह एक ईमेल अकाउंट होता है, जिससे की आप Microsoft Store, Onedrive, Skype आदि को यूज़ कर सकते है।

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दोस्तो Microsoft Outlook Kya Hai In Hindi इसके बारे में पूरी जानकारी इस आर्टिकल में बताई गई है, इसे अपने दोस्तों के साथ भी सोशल मीडिया पर साझा करे।